Tweedaagse op Estoril – Definitief geannuleerd

Zaterdag 20 september 2025

Geachte deelnemers,

Zoals woensdagavond reeds gecommuniceerd in de Instant Info WhatsApp-groep van ons evenement – waartoe alle deelnemers de afgelopen maanden via onze website én de voorbije twee weken via de infomail over het evenement uitdrukkelijk werden uitgenodigd – heeft het management van het Circuit van Estoril ons evenement diezelfde avond laat de facto geannuleerd.

In eerste instantie was het voor ons volstrekt onduidelijk wat er zich precies afspeelde op, rond en binnen het Circuit van Estoril. Gaandeweg werd echter duidelijk dat wij geconfronteerd werden met een combinatie van interne bestuursproblemen, tegenstrijdige beslissingen en laattijdige communicatie. Hieronder vindt u een zo volledig en transparant mogelijk overzicht van de feiten, zodat u zich een eigen oordeel kan vormen. Ondanks onze aanzienlijke inspanningen hebben wij geen enkele invloed kunnen uitoefenen op de uiteindelijke beslissing. Wat wij wél kunnen – en steeds geprobeerd hebben – is u snel, correct en transparant informeren.

Chronologie en feitenrelaas

Onze tweedaagse op Estoril werd op 29 augustus 2024 om 15u59 per e-mail bevestigd door Antonio Lima, voorzitter van de MotoClub do Estoril (MCE), via wie wij jaarlijks het circuit afhuren.
In januari 2025 ontvingen wij de geluidsvoorwaarden, identiek aan die van het jaar voordien: maximum 100 dB, statisch gemeten, met duidelijke technische instructies omtrent de meetmethode. Deze voorwaarden werden ook gepubliceerd op onze website, waar zij vandaag nog steeds vermeld staan.
Het circuit zou recent eigendom geworden zijn van de stad Lissabon.
De stad heeft daarop een team van drie managers (gevestigd in het stadhuis van Lissabon) boven de General Manager van het Circuit geplaatst. Deze General Manager, Anne de Camara, werkt al meer dan 24 jaar vanuit het kantoor op het circuit zelf.
Aan het hoofd van dit nieuwe management staat een persoon die zich “President” van het circuit noemt. Hij is professor van beroep, maar heeft – zoals ik woensdagmiddag tijdens een videovergadering van 33 minuten persoonlijk heb vastgesteld – geen enkele notie van motorsport of motorfietsen. Zijn twee collega-managers knikten tijdens dit gesprek enkel stilzwijgend “ja”, zonder zelf inhoudelijk tussen te komen.
De relatie tussen deze drie managers in Lissabon en de General Manager op het circuit is dermate slecht dat het niet uitgesloten is dat de General Manager binnenkort ontslag neemt. Feit is dat zij sinds kort geen enkele beslissing meer autonoom kan nemen en voor alles toestemming van de President moet vragen. Dit leidt tot eindeloze vertragingen en besluiteloosheid.
De MotoClub do Estoril (MCE), onder leiding van Antonio Lima, functioneert al jarenlang als bemiddelaar tussen organisatoren van trackdays en het circuit. Lima bekleedt daarnaast een hoge functie bij de FIM en is aanwezig op alle WorldSBK-wedstrijden, waar hij het veiligheidspersoneel coördineert. Ondanks zijn drukke agenda (o.a. in Turkije de voorbije week voor de opening van een nieuw GP-circuit) stond hij ons de voorbije dagen intensief bij met advies en telefonische ondersteuning. Aan zijn medewerking heeft het dus niet ontbroken.
Tijdens de videovergadering van woensdagnamiddag vernam ik dat de “President” reeds op 21 augustus 2025 had beslist om alle trackdays voor motoren te annuleren. Aangezien wij formeel klant zijn van de MotoClub en niet van het circuit zelf, werden wij hiervan niet op de hoogte gebracht. Antonio Lima probeerde in de weken nadien nog uitzonderingsposities voor ons evenement af te dwingen (“test days”, “trainingsdagen voor competitie”), maar moest uiteindelijk erkennen dat dit niet zou lukken.
Pas nadien – terwijl ik in Italië de Giro delle Dolomiti organiseerde – ontving ik van hem een gesproken WhatsApp-bericht waarin hij mij informeerde dat ik zelf contact moest opnemen met het management van het circuit, omdat hij niets meer kon doen. In dat bericht gaf hij mij nog argumenten en tips die ik aan het management kon voorleggen. Ik heb daarop onmiddellijk een uitvoerige e-mail gestuurd met alle relevante motieven waarom ons evenement alsnog zou moeten doorgaan. De General Manager beloofde dit door te sturen naar de President en diens collega’s.
Kort voor vertrek naar Portugal ontvingen wij tegenstrijdige signalen: enerzijds dat het evenement onzeker was, anderzijds dat de deur niet volledig gesloten was. Wij hebben dit onmiddellijk en transparant met alle deelnemers gedeeld via onze mailing van 16 september 2025 om 15u15.
Diezelfde avond ontvingen wij telefonisch de bevestiging van zowel Antonio Lima (MCE) als Anne de Camara (General Manager) dat het evenement zou doorgaan.
Enkele uren later – terwijl wij reeds onderweg waren naar de luchthaven – volgde plots een e-mail waarin werd gesteld dat enkel motoren met standaarduitlaat zouden worden toegelaten. Dit was strijdig met de overeengekomen norm van 100 dB en praktisch onmogelijk te communiceren, gezien motoren reeds onderweg of ter plaatse waren. Antonio Lima stelde ons gerust dat de statische geluidsmeting gewoon zou worden uitgevoerd met de overeengekomen limiet van 100 dB, omdat moderne sportmotoren met standaarduitlaat altijd tussen 95 en 100 dB produceren. Wij hebben dit diezelfde avond (16 september om 21u25) nog in vier talen gecommuniceerd naar alle deelnemers.
De volgende ochtend, woensdag, volgde alweer een wijziging: “standaarduitlaat” werd door de President herleid tot een maximaal geluidsniveau van 80 dB. Dit is technisch absurd: moderne 1000 cc sportmotoren produceren in standaarduitvoering tussen 95 en 100 dB (statisch), en enkel kleine scooters of elektrische motoren komen in de buurt van 80 dB. Ik heb daarop formeel geprotesteerd en dit met technische onderbouwing in een e-mail bevestigd.
Eenmaal geland in Lissabon ben ik rechtstreeks naar het circuit gereden. Daar moest ik uren wachten alvorens de beloofde videocall met de drie managers plaatsvond. Tijdens dit gesprek werd duidelijk dat wij het slachtoffer waren van intern machtsmisbruik en gebrek aan expertise. Na opnieuw uren wachten ontvingen wij omstreeks 21u een e-mail met nieuwe en onaanvaardbare voorwaarden:
- enkel motoren met standaarduitlaat,
- maximum 10 motoren tegelijk op de baan,
- maximum 90 dB statisch.
Deze voorwaarden zijn manifest strijdig met de overeengekomen contractuele condities en maakten het evenement objectief onmogelijk. Hoewel het woord “annulering” zorgvuldig vermeden werd, komt dit juridisch neer op een annulering door de verhuurder.

Gevolgen en alternatieve oplossing

Woensdagavond hebben wij via de WhatsApp-groepen definitief gecommuniceerd dat het evenement in Estoril niet kon doorgaan.
Sindsdien hebben wij onmiddellijk stappen gezet om onze deelnemers alsnog rijtijd te kunnen aanbieden:
- Met de organisator in Portimão werd overeengekomen dat er 65 extra plaatsen beschikbaar zijn op zondag 21 september, tegen een tarief van 225 € (ter plaatse aan hem te betalen, zoals gecommuniceerd per video in de Whatsapp groep van ons evenement).
- Onze transportfirma heeft de planning aangepast zodat de vrachtwagen met motoren reeds zaterdagnamiddag om 15u in de paddock van Portimão aanwezig kon zijn.
- Met het circuit werden bijkomende pitboxen geregeld (betalend, maar door ons kosteloos ter beschikking gesteld aan onze klanten) voor opslag en logistiek.
- Deze alternatieve regeling werd in vier talen gecommuniceerd in de Info Box en Chat Box WhatsApp-groepen van ons evenement.
- Heel wat deelnemers hebben hiervan reeds gebruikgemaakt en zich ter plaatse ingeschreven.

Hoewel dit veel extra inspanningen heeft gekost, zijn wij blij dat we op deze manier alsnog een alternatief konden aanbieden. Het vooruitzicht op prachtig weer en droge omstandigheden de komende dagen helpt om de teleurstelling van Estoril enigszins te verlichten.

Vervolg

Volgende week zullen wij alle deelnemers per e-mail informeren over de modaliteiten van restitutie. Deze zal gebaseerd zijn op wat er al vele jaren in 4 talen op onze website staat onder "Praktische Info / Annulatie van een Evenement".

Wij danken u voor uw begrip en vertrouwen, en wensen je een mooie voortzetting van je verblijf in Portugal en een succesvolle tweedaagse op het Circuit van Portimão.

Sportieve groeten,

Frank - Team EYBIS