Infos pratiques

COVID-19

Communication

24.05.2020

  • HOCKENHEIMRING 2020

Corona - Mesures spécifiques

23.05.2020

  • METTET 2020
    • Mail aux participants que nous avons dû annuler

Mail aux participants annulés

19.05.2020

  • METTET 2020

Mail aux participants 19.05.2020

17.05.2020

  • COVID-19 communication vidéo n° 4
    • Update Hockenheimring et Mettet

Newsletter 17.05.2020

16.05.2020

  • HOCKENHEIMRING - METTET
    • Update INFO

Communication vidéo 16.05.2020

15.05.2020

  • HOCKENHEIMRING 2020

Mail aux participants 15.05.2020

14.05.2020

  • METTET 2020

Mail aux participants 14.05.2020

09.05.2020

  • Hockenheimring - Mettet - Lédenon - Red Bull Ring

    • Quid?
  • Problématique frontalière

    • Quid?
  • E-mail

    • Toujours votre nom complet + numéro de téléphone portable avec le code du pays en bas svp; sinon votre e-mail a la priorité la plus faible
    • Par exemple:

Frank Slabbynck
+ 32 476 691 091

Communication vidéo 09.05.2020

08.05.2020

  • Hockenheimring - Mettet - Lédenon - Red Bull Ring
    • Update

Newsletter 08.05.2020

07.05.2020

  • RED BULL RING 2020 - Date d'origine à nouveau

2° mail aux participants 07.05.2020

05.05.2020

  • PAUL RICARD 2020 = annulé!

Mail aux participants 05.05.2020

30.04.2020

  • RED BULL RING 2020 = déplacé!

1° mail aux participants 30.04.2020

22.04.2020

  • RIJEKA 2020 = annulé!

Mail aux participants 22.04.2020

21.04.2020

  • COVID-19 communication

Newsletter 21.04.2020

20.04.2020

  • Hockenh. - Mettet - Red Bull

Nos événements de mars, avril et mai 2020 on depuis été annulés ou reportés.
Quelles sont les dernières informations et quelle est notre perception de nos 3 prochains événements:

    • Hockenheimring
      • Samedi-Dimanche
      • 13-14 Juin 2020
    • Mettet
      • Samedi-Dimanche-Lundi
      • 13-14-15 Juin 2020
    • Red Bull Ring
      • Samedi-Dimanche-Lundi
      • 11-12-13 Juillet 2020

Communication vidéo 20.04.2020

18.04.2020

  • NOGARO 2020 = annulé!

Mail aux participants 18.04.2020

  • LÉDENON 2020 = reporté!

Mail aux participants 18.04.2020

25.03.2020

  • CALAFAT 2020 = annulé!

Mail aux participants 25.03.2020

  • Annulation VALENCIA + ARAGON 2020

2° mail aux participants 20.03.2020

20.03.20

  • Newsletter

Newsletter 20.03.2020

  • Si un événement est annulé

Communication vidéo 20.03.2020

15.03.2020

  • Première communication

Communication 15.03.2020

14.03.2020

  • Circuits VALENCIA et ARAGON annulent notre événement!

1° mail aux participants 14.03.2020

INFOS instantanées

Des infos de dernière minute sont principalement diffusées via la Page Facebook d'EYBIS. Il suffit de la ‘Liker’ pour rester au courant de tout!

EYBIS sur Facebook

Pourquoi nous suivre?

Annulations / Liste d'attente

  • 80 % de nos évènements sont complets 1 mois voir même plus tôt à l’avance;
  • Nous ne travaillons pas avec des listes d’attentes mais si une (plusieurs) place(s) se libère(nt), l’information est directement communiquée sur notre page Facebook et permet alors au(x) plus rapide(s) d’acheter la(les) place(s);
  • Ceux qui aiment notre page, seront informés des éventuelles places qui se libèrent;

Flash info

Certaines courtes "Flash info" ne sont diffusées que sur notre page Facebook, comme par exemple:

  • Les informations pratiques concernant un évènement qui vient d'être mis en ligne ou complétées;
  • L'accès au paddock est possible à partir de maintenant (si plus tôt que prévu);
  • "Il y a 2 places qui se sont libérées pour un tel ou tel groupe pour tel ou tel évènement";
  • "La célébrité X vient de nous informer qu'elle participera à notre évènement Y...";
  • "Les photos de notre dernier évènement Z sont dès à présent en ligne!";
  • Etc...

Photos & Vidéos

  • Sur nos sites, vous trouverez une sélection de photos pour chaque évènement;
  • Sur notre page Facebook, vous trouverez encore plus d'images: des photos ou encore des petits films (amateurs);

Communauté

  • Via notre page Facebook, vous communiquez plus facilement avec les autres participants aux évènements;
  • s'Organiser pour un covoiturage vers un évènement, prévenir si une place se libère, etc..., tout cela peut être communiqué sur notre page Facebook;

EYBIS on Facebook

Pour quels événements?

    • CALAFAT
    • PORTIMAO + ESTORIL

    Plus d'INFO et points de collecte

    • Allez vers "Evénements | Inscriptions", et cliquez ensuite "INFO", sous le nom du circuit | événement qui vous intéresse
    • Cliquez ensuite sur "Transport moto"

    Réserver le transport moto

    • Si vous réservez un événement, vous pouvez - en option - cliquer sur le transport de moto souhaité
    • Le prix est mentionnée à côté de l'option, et sera ajouté au prix de l'événement
    • Le transport moto peut être réservé jusqu'à 3 semaines avant chaque événement
    • Vous pouvez payer en une fois par carte de crédit

    Livrer et collecter la moto

    • 1 mois avant l'événement, vous recevrez toutes les informations nécessaires et détaillées pour la livraison (et la récupération) de votre moto et de votre équipment

    Pour quels événements?

    • Vous pouvez voler vers tous nos événements

    A quels aéroport(s)?

    • Pour chaque événement, nous avons cartographié les aéroports les plus proches, avec la distance et le temps jusqu'au circuit
    • Allez vers "Evénements | Inscriptions", et cliquez ensuite "INFO", sous le nom du circuit | événement qui vous intéresse
    • Cliquez ensuite sur "Avion"

    Réserver un avion?

    • Si vous décidez immédiatement que vous souhaitez voler vers l'événement, vous pouvez immédiatement cliquer, réserver et payer à partir de la même page

    Cliquez sur "Evénements | Inscriptions", et cliquez sur "INFO" en-dessous du nom du circuit | de l'événement qui vous intéresse.

    Vous y trouverez:

    • Où se trouve le circuit?
    • L'itinéraire vers le circuit
    • Qu'est-ce qui est compris dans le prix?
    • Transport moto (si valable)
      • De quels pays?
      • Où sont les points de collecte?
      • Qu'est-ce qui peut être chargé?
      • Comment se passe l'assurance?
      • Etc.
    • Voler vers un événement
      • Trouver un aéroport
      • La distance qui reste vers le circuit
    • Louer une voiture
    • Logements
    • Limite sonore
    • Horaire
    • Plan du circuit
    • Où sont les pompes à essence?
    • Les repas et les boissons: où?
    • Infos sur lex box
    • Adresse et accès paddock
    • Site web du circuit
    • Etc.

    Pour ceux qui le souhaitent, une équipe de coaches est à votre disposition.
    Ceci est inclus dans le prix de base.
    Lors de l’événement, il suffit de se rendre au point INFO (dans le pitbox EYBIS ) pour obtenir les renseignements nécessaires.

    Compris dans le prix de la participation:

    • Roulage sur circuit
    • Coachs pour ceux qui le souhaitent
    • Assurance RC (Responsabilité Civile)
    • Chronométrage
    • Optimisation des groupes – sur base des temps au tour – chaque demi-jour

    A tous les événements

    Inclus

    • Assurance Responsabilité Civile (RC)
    • Chronométrage
    • Système d'adaptation de groupe informatisé et facile, avec technologie QR

    Payant

    • Transport moto (vers Calafat, Portimao et Estoril)
    • Service pneus
    • Service technique
    • Service photo

    Via le bouton-menu "Evénements | s'Inscrire" vous trouverez toutes les INFOS concernant chaque événement.

    Présence

    • Opérationnel dès la veille à partir de 20.00
    • Le matin à partir de 08.00
    • Dernier jour de roulage de l'événement jusqu'à 16.00

    Montage

    • Vous devez retirer vous-même la roue de votre moto
    • Service pneus à 15 € / roue
      • Retrait de l'ancien pneu
      • Montage du nouveau pneu
      • Calibrage de la roue

    Achat de pneus

    • Cliquez sur l'info d'un événement spécifique pour plus d'info

    Les inscriptions ne sont possibles que via notre website et le paiement n’est possible que via carte de crédit (Mastercard et Visa).

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    Max. 1 par inscription

    Notre système d'inscription accepte maximum un coupon par enregistrement.

    Pas sur nom

    Nos chèques sont non-nominative.
    À savoir que vous pouvez donner ou vendre à quelqu'un d'autre qui peut les utiliser.
    Vous avez juste à donner votre numéro de votre chèque et l'autre personne peut l'utiliser à son inscription.

    Période de validité

    Si vous voyez q'un ou plusieurs chèques ne seront plus en mesure d'utiliser avant l'expiration de la période de validité, vous pouvez envoyer un mail à management@eybis.com, avec la simple demande de étendre votre chèque(s). Nous le faisons gratuitement et sans aucune explication aussi longtemps que la période de validité n'a pas encore expiré.

         

          

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    • Chez EYBIS l'assurance RC (Responsabilité Civile) est comprise dans le prix de la participation depuis des années;
    • Certains circuits imposent la possession d'une licence. L'unique raison est que cette license comprend une assurance RC;
    • Vu que chez nous l'assurance RC est comprise dans le prix pour tous les participants, une license n'est pas nécessaire chez nous, et tout le monde est quand-même tout-à-fait en ordre;

    Assurance

    • 10.000 € en cas de décès
    • 50.000 € en cas d'invalidité
    • 100.000 € en cas d'invalidité totale
    • ...

    Prix

    • 15 € / jour

    Police

    Insurance Conditions

    • A tous nos événements il est possible de louer un pitbox. Mais ce n'est pas possible à l'avance lors de l'inscription;
    • A l'arrivée à notre événement, il suffit de se rendre au pitbox de EYBIS afin de louer un pitbox;
    • Si tu sais que tu arriveras tard, tu peux réserver un box par mail à management@eybis.com;
    • Pour les tarifs et plus d'info, va sur "Evénements | s'Inscrire", et clique dans le tableau sur la date de l'événement;

    En 2020 et pour la 9ième année consécutive, EYBIS bénéficie du soutien de l’usine BMW Motorrad de Munich.

    Grâce à cela, nous pouvons vous offrir la possibilité d’essayer la nouvelle BMW S 1000 RR sur le circuit !
    Le prix d’une session d’essai est de 20 €.
    Ce prix comprend:

    • assurance (frais max. en cas de chûte = 2.000 €)
    • usure des pneus
    • essence pour 1 session de 20’ de pilotage (dans votre propre groupe plutôt qu’avec votre propre moto)

    Entre 9 h et 10 h, après le briefing de la matinée, vous pourrez vous inscrire à une session d’essai.

    À apporter:

    • Carte d’identité
    • Permis de conduire
    • Carte de crédit (2.000 € de caution)

    Nous déterminerons alors ensemble dans quelle session vous essayerez la nouvelle BMW S 1000 RR sur circuit.
    Ensuite, 15’ avant votre session d’essai, rendez-vous au pitbox EYBIS où un coach vous sera désigné.
    Après de brèves présentations, il vous expliquera les principales fonctionnalités de votre moto d’essai.
    Ensuite, il fera une démonstration de 1 à 2 tours.
    Vous aurez alors l’entière liberté de piloter votre moto d’essai pendant le restant de la session d’essai.
    Après votre session d’essai, vous serez accueilli par votre coach qui sera ravi de recevoir vos impressions.

    Normalement ce n'est pas possible

    La règle est qu'il est possible de tester des motos pendant une session de 20' sur le circuit.
    Louer une BMW pour une jour complet ou pour tout l'événement n'est cependant normalement pas possible.

    Dans les cas suivants, c'est possible

    Pour ceux qui peuvent démontrer qu'ils viennent de tellement loin qu'il est impossible pour eux d'amener leur moto à notre événement, on peut faire une exception.

    Concrètement cela veut dire (dans la plupart des cas): habiter en dehors de l'Europe.

    De cette façon, nous avons déjà accueilli à nos événements des personnes des pays suivants:

    • Australie
    • Californie (USA)
    • Canada
    • Liban
    • Russie
    • Afrique du Sud
    • Amérique du Sud

    Le nombre de motos est limité.

    Conditions

    Dans le prix de 600 € / jour sont compris:

    • transport de la moto
    • couvertures pour chauffer les pneus
    • train de pneus
    • essence
    • mécanicien qui garde la machine en bon état
    • vérifications effectuées au début de chaque journée de roulage:
      • niveau d'huile
      • tension de la chaîne
      • blocs freins
      • état des pneus
      • réservoir à carburant
    • vérifications avant la première session de roulage
      • température des pneus
    • plein de carburant chaque fois que nécessaire
    • assurance, avec une franchise de 2.000 €

    A payer cash sur place: 600 € / jour + 2.000 € de caution

    Procédure

    Envoie un mail à management@eybis.com dans lequel tu précises:

    1. à quel événement tu désires participer
    2. dans quel pays tu habites
    3. que tu souhaites louer une S 1000 RR

    Après approbation en interne, EYBIS envoie une confirmation par mail qu'une S 1000 RR t'est réservée pour l'événement concerné.

    Inscris-toi à l'événement et paie par carte de crédit.

    Présentes-toi le soir avant l'événement au box de l'administration d'EYBIS pour remplir les formalités administratives nécessaires et faire connaissance avec ton mécanicien et la moto. "Remplir les formalités administratives" comprend:

    • Soumettre:
      • Carte ID
      • Permis de conduire
      • Carte de crédit
    • Compléter et signer le contrat de location
    • Paiement de la location et de la caution en cash

    Par vous en tant que client

    Est possible

    • Remarque préliminaire: ceçi n'est possible que dans des "circonstances normales"; quelques exemples de circonstances qui ne sont pas considérées comme "normales":
      • Annulation de l'événement par le circuit pour quelque raison que ce soit;
      • Interdictions gouvernementales qui:
        • interdisent l'organisation d'événements, pendant la période au cours de laquelle l'événement est prévu;
        • rendent l'organisation de l'événement si difficile qu'il n'est plus raissonablement possible de l'organiser;
      • Une ou plusieurs des circonstances suivantes qui rendent l'organisation de l'événement impossible, dangereuse et/ou déraisonnable:
        • un tremblement de terre, un raz-de-marée, une inondation ou une autre catastrophe naturelle;
        • une attaque terroriste, une guerre, une révolte, une insurrection, une grève ou la fermeture des frontières du pays;
        • une épidémie ou une pandémie;
    • Téléphonez de préférence d'abord à Frank au + 32 476 691 091;
    • Confirmez la conversation ensuite par e-mail à management@eybis.com,
    • EYBIS a le pouvoir de décision de la validité et de l'acceptation de la raison incriminée. Nous sommes dans ce cas 100 % humain et flexible (dans des "circonstances normales"). N'oubliez cependant pas de nous mettre au courant le plus vite possible en nous informant de votre raison personelle d'annulation concernée en prenant contact avec nous par téléphone;
    • Si vous ne souhaitez pas dépendre de notre "pouvoir de décision" susmentionné, et le garder entre vos mains en ce qui concerne les annulations, nous vous recommandons de souscrire une assurance annulation générale avant de réserver quoi que ce soit (voyage, hôtel, billet d'avion, événement, concert, etc.); quelques exemples d'assurance annulation possible (pour les résidents de Belgique par exemple):
      • Allianz Assistance
        • Royal Service
        • World Royal Protection
      • AG Insurance
        • Contrat d'annulation annuel
      • AXA Assistance
        • Excellence
      • DVV
        • Assurance voyage sur mesure
        • Assurance annulation
      • Europ Assistance
        • Smart
        • Sport
        • VIP
        • NoGo
      • Touring Assistance
        • No Stop Full
        • No Stop Relax
      • VAB
        • Formule Vacance
        • Formule Multi
      • Nomad
        • Nomad assistance

    Valable pour 2 saisons

    • Par l'acceptation de l'annulation, des bons à valoir sont établis. Ils sont valables jusqu'à la fin de la deuxième saison qui suit la fin de la saison en cours;
    • Vous trouverez ces bons à valoir dans votre "Ma page" sur notre site web;
    • Les bons à valoir sont non nominatif, donc peut également être utilisé pour l'enregistrement d'un ami;
    • Vous avez juste à donner votre numéro de votre bon et l'autre personne peut l'utiliser à son inscription;
    • Par inscription, vous ne pouvez pas utiliser plus d'un bon;
    • Exemple: un événement annulé pendant la saison X, donnera lieu à des bons à valoir valables jusqu'à la fin de la saison X + 2;

    Nombre de bons

    Le nombre de bons à valoir établis dépend du montant de l'inscription à l'événement annulé diminué des frais d'administration / annulation:

    Inscription - Frais admin = X

    # Bons

     X < 240 2
    240 < X < 360 3
    360 < X 4

    Frais d'admin. / annulation

    Les "frais d'administration / annulation" peuvent être interprétés comme:

    • des frais d'administration réels;
    • une sorte d'assurance annulation, qui n'est payée que quand elle est effectivement utilisée;

    Le montant de ces frais dépend du moment de l'annulation:

    Annulation

    Frais admin.

    6 sem. avant l'événement 25 €
    4 sem. avant l'événement 45 €
    3 sem. avant l'événement 35 % (1)
    2 sem. avant l'événement 50 % (1)
    1 sem. avant l'événement 75 % (1)
    Encore plus tard (2) 90 % (1)

           

    1. Du montant de l'inscription;
    2. Moins que 3 jours avant le début d'un événement, annuler n'est plus possible. Le début d'un événement = le soir avant la première session de roulage sur circuit, à 18h00;

    Par EYBIS pour cause de force majeur

    Exemples de force majeur:

    • Annulation de l'événement par le circuit pour quelque raison que ce soit;
    • Interdictions gouvernementales qui:
      • interdisent l'organisation d'événements, pendant la période au cours de laquelle l'événement est prévu;
      • rendent l'organisation de l'événement si difficile qu'il n'est plus raissonablement possible de l'organiser;
    • Une ou plusieurs des circonstances suivantes qui rendent l'organisation de l'événement impossible, dangereuse et/ou déraisonnable:
      • Un tremblement de terre, un raz-de-marée, une inondation ou une autre catastrophe naturelle;
      • Une attaque terroriste, une guerre, une révolte, une insurrection, une grève ou la fermeture des frontières du pays;
      • Une épidémie ou une pandémie;

    Dès qu'un exemple de force majeure décrit ci-dessus se manifeste, il n'est plus question de "circonstances normales" comme mentionné tout en haut.

    Nous vous conseillons de:

    • prendre toujours une assurance annulation avant de réserver quoi que ce soit (voyage, billet d'avion, événement, concert, etc.);
    • vous informer chez votre assureur de ce qui est exactement et n'est pas couvert par les nombreuses polices d'assurance annulation existantes, car celles-ci peuvent être très différentes;

    En cas d'annulation de l'événement pour cause de force majeure, nous ferons tout ce qui est en notre pouvoir pour vous proposer - en tant que client (c.a.d. participant inscrit) - en règle générale le choix entre les options suivantes, quel que soit le fait que vous ayez souscrit oui non une assurance annulation avant la réservation:

    1. Report de l'événement
      • Pourvu que le circuit puisse nous proposer une nouvelle date - qui nous soit acceptable - cette année;
      • Cette date vous sera alors communiqué dès que possible;
    2. Des bons d'achat
      • Conversion du montant de votre inscription pour 100 %;
      • Sans frais pour vous;
      • Valable pendant trois ans à compter de la date d'émission;
      • Les bons ne sont pas personnels et peuvent être utilisés par n'importe qui;
      • Modalités des bons d'achat:
        • les bons d'achat seront émis en bons de minimum 100 € (p.ex.: vous vous avez inscrit pour un montant de 360 €; nous vous offrons 3 bons de 120 €);
        • notre système d'inscription acceptera 1 bon par inscription;
    3. Remboursement
      • Nous nous engageons à vous rembourser 65 % du montant de votre inscription, à condition que le circuit - sur lequel l'événement a été annulé - nous a remboursé;
      • Si un remboursement - du circuit - partiel devait avoir lieu, nous serions dans l'obligation de proratiser le remboursement;
      • Attention: il s'agit d'un remboursement monétaire et non d'un avoir;
      • Si vous choisissez cette option, vous n'aurez aucun recours par la suite concernant les 35 % restants;

    Litiges

    • Le texte néerlandais est la version légale, les autres sont des traduction sans validité légale;
    • En cas de litige, le droit belge s'applique et le tribunal de Bruges est le seul qui est compétent;

    Suivez-nous sur Instagram, et voyez:

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    • ce que vous ne verrez jamais sur notre site web

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    Si vous avez des questions, n’hésitez pas à contacter Frank sur le + 32 476 691 091 .