INFOS PRATIQUES
COVID-19
Communication
08.09.2021
- MISANO 2021
Mail -> Participants | 08.09.2021
01.06.2021
- HOCKENHEIMRING 2021
Mail -> Participants | 01.06.2021
16.04.2021
-
PANNONIARING + BRNO 2021
- Les deux événements ont été annulés par les deux circuits resp. en raison des restrictions actuelles du COVID-19
Mail aux participants 17.04.2021
28.10.2020
- MISANO + MUGELLO 2020
- Certains participants ont été testés positifs après leur retour à la maison
Mail aux participants 28.10.2020
12.10.2020
- MISANO + MUGELLO 2020
- Test COVID-19 obligatoire à effectuer à l'avance
- Formalités administratives
Mail aux participants 12.10.2020
28.08.2020
- PORTIMAO 2020
- Trois jours à Portimao au lieu de deux
- Pas d'Estoril
- Bon d'achat pour le quatrième jour annulé suivra
Mail aux participants 28.08.2020
Communication générale 28.08.2020
18.08.2020
- PORTIMAO + ESTORIL 2020
- En raison du virus Corona, le Bol d'Or au Paul Ricard est annulé
- Il sera remplacé par un nouveau 12h d'Estoril ... à notre date
Communication générale 18.08.2020
26.06.2020
- LE MANS 2020
- Déplacement de la date en raison des 24 Heures du MANS qui ont été placé sur notre date d'origine
- Possibilité pour tous les inscrits d'annuler ou d'accepter la nouvelle date
Mail aux participants 26.06.2020
24.06.2020
- LE MANS 2020
- Date orignale annulée, nouvelle date connue
- Communication via notre page FB
07.06.2020
-
MAGNY-COURS 2020
- E-mail envoyé à tous les participants inscrits à notre événement à Magny-Cours, avec des informations sur l'annulation de l'événement et la conversion de 100 % du montant de l'inscription payée en bon(s), valable jusqu'à fin 2023
Mail aux participants 07.06.2020
04.06.2020
-
RED BULL RING 2020
- E-mail envoyé à tous les participants inscrits à notre événement au Red Bull Ring, avec des informations sur l'annulation de l'événement et la conversion de 100 % du montant de l'inscription payée en bon(s), valable jusqu'à fin 2023
Mail aux participants 04.06.2020
03.06.2020
-
RED BULL RING 2020
- Annulé
Calendrier 2020 - Situation actuelle
02.06.2020
-
MAGNY-COURS 2020
- Annulé
Calendrier 2020 - Situation actuelle
24.05.2020
- HOCKENHEIMRING 2020
23.05.2020
- METTET 2020
- Mail aux participants que nous avons dû annuler
19.05.2020
- METTET 2020
- Il n'est pas permis de passer la nuit dans le paddock
- Moins de motos / participants autorisés
Mail aux participants 19.05.2020
17.05.2020
- COVID-19 communication vidéo n° 4
- Update Hockenheimring et Mettet
16.05.2020
- HOCKENHEIMRING - METTET
- Update INFO
Communication vidéo 16.05.2020
15.05.2020
- HOCKENHEIMRING 2020
- Dernières informations sur la problématique des frontières
- Problème pour les Français et les Suisses
- Modalités d'annulation
Mail aux participants 15.05.2020
14.05.2020
- METTET 2020
- Dernières informations sur la problématique des frontières
- Problème pour les Français et les Suisses
- Modalités d'annulation
Mail aux participants 14.05.2020
09.05.2020
-
Hockenheimring - Mettet - Lédenon - Red Bull Ring
- Quid?
-
Problématique frontalière
- Quid?
-
E-mail
- Toujours votre nom complet + numéro de téléphone portable avec le code du pays en bas svp; sinon votre e-mail a la priorité la plus faible
- Par exemple:
Michel Otard
+ 32 467 432 879
Communication vidéo 09.05.2020
08.05.2020
- Hockenheimring - Mettet - Lédenon - Red Bull Ring
- Update
07.05.2020
- RED BULL RING 2020 - Date d'origine à nouveau
2° mail aux participants 07.05.2020
05.05.2020
- PAUL RICARD 2020 = annulé!
Mail aux participants 05.05.2020
30.04.2020
-
RED BULL RING 2020 = déplacé!
1° mail aux participants 30.04.2020
22.04.2020
- RIJEKA 2020 = annulé!
Mail aux participants 22.04.2020
21.04.2020
-
COVID-19 communication
20.04.2020
- Hockenh. - Mettet - Red Bull
Nos événements de mars, avril et mai 2020 on depuis été annulés ou reportés.
Quelles sont les dernières informations et quelle est notre perception de nos 3 prochains événements:
- Hockenheimring
- Samedi-Dimanche
- 13-14 Juin 2020
- Mettet
- Samedi-Dimanche-Lundi
- 13-14-15 Juin 2020
- Red Bull Ring
- Samedi-Dimanche-Lundi
- 11-12-13 Juillet 2020
Communication vidéo 20.04.2020
18.04.2020
-
NOGARO 2020 = annulé!
Mail aux participants 18.04.2020
-
LÉDENON 2020 = reporté!
Mail aux participants 18.04.2020
25.03.2020
- CALAFAT 2020 = annulé!
Mail aux participants 25.03.2020
-
Annulation VALENCIA + ARAGON 2020
2° mail aux participants 20.03.2020
20.03.20
-
Newsletter
-
Si un événement est annulé
Communication vidéo 20.03.2020
15.03.2020
-
Première communication
14.03.2020
-
Circuits VALENCIA et ARAGON annulent notre événement!
1° mail aux participants 14.03.2020
INFOS instantanées
Des infos de dernière minute sont principalement diffusées via la Page Facebook d'EYBIS. Il suffit de la ‘Liker’ pour rester au courant de tout!
LISTE d'ATTENTE
- Nous ne travaillons pas avec des listes d'attente;
- Si une place se libère pour un événement complet, nous le communiquerons sur notre page Facebook;
Stockage & Transport
Si vous le souhaitez, vous pouvez voler et / ou conduire - sans remorque derrière votre voiture - à tous nos événements.
Nous pouvons stocker votre moto et votre équipement pilote aussi longtemps que vous le souhaitez dans notre siège social sécurisé à Bruges (Belgique).
Nous apportons ensuite votre moto et équipement pilote à tous les événements EYBIS de votre choix.
Lorsque vous arrivez sur la piste, tout est prêt dans un box: votre moto sur vos béquilles, sur un tapis environnemental EYBIS noir de 240 x 90 cm, et votre équipement pilote et siège à côté.
Cliquez sur "Evénements | Inscriptions", et cliquez sur "INFO" en-dessous du nom du circuit | de l'événement qui vous intéresse.
Vous y trouverez:
- Où se trouve le circuit?
- L'itinéraire vers le circuit
- Qu'est-ce qui est compris dans le prix?
- Transport moto (si valable)
- De quels pays?
- Où sont les points de collecte?
- Qu'est-ce qui peut être chargé?
- Comment se passe l'assurance?
- Etc.
- Voler vers un événement
- Trouver un aéroport
- La distance qui reste vers le circuit
- Louer une voiture
- Logements
- Limite sonore
- Horaire
- Plan du circuit
- Où sont les pompes à essence?
- Les repas et les boissons: où?
- Infos sur lex box
- Adresse et accès paddock
- Site web du circuit
- Etc.
Par vous en tant que client
Est possible
Annuler est toujours possible dans des "circonstances normales" (voir ci-dessous par sa définition).
Envoyez un Mail
- À management@eybis.com
- Sujet: "Annulation d'événement X"
- Indiquez dans votre mail les données suivantes:
- Nom et prénom
- N° GSM avec code pays (+33, +32, etc.)
- La déclaration claire que vous souhaitez annuler l'événement X
Période de validité du (des) bon(s)
- Des bons à valoir seront établis, valables jusqu'à la fin de la deuxième saison qui suit la fin de la saison en cours;
- Exemple: un événement annulé pendant la saison X, donnera lieu à des bons à valoir valables jusqu'à la fin de la saison X + 2;
- Vous trouverez ces bons à valoir dans votre "Ma page" sur notre site web;
- Les bons à valoir sont non nominatif, donc peut également être utilisé pour l'enregistrement d'un ami;
- Vous avez juste à donner votre numéro de votre bon et l'autre personne peut l'utiliser à son inscription;
- Notre système informatique accèpte un bon par inscription;
Nombre de bons
Un bon par journée de circuit annulée, avec un minimum de deux bons.
Où les trouver?
Vous pouvez trouver les bons dans votre "Ma page" ( après vous avoir identifié sur www.EYBIS.com ).
Frais d'admin. / annulation
Les "frais d'administration / annulation" peuvent être interprétés comme:
- des frais d'administration réels;
- une sorte d'assurance annulation, qui n'est payée que quand elle est effectivement utilisée;
Le montant de ces frais dépend du moment de l'annulation:
|
Annulation |
Frais admin. |
| 6 sem. avant l'événement | 25 € |
| 4 sem. avant l'événement | 45 € |
| 3 sem. avant l'événement | 35 % (1) |
| 2 sem. avant l'événement | 50 % (1) |
| 1 sem. avant l'événement | 75 % (1) |
| Encore plus tard (2) | 90 % (1) |
- Du montant de l'inscription;
- Moins que 3 jours avant le début d'un événement, annuler n'est plus possible. Le début d'un événement = le soir avant la première session de roulage sur circuit, à 18h00;
Par EYBIS pour cause de force majeur
Exemples de force majeur:
- Annulation de l'événement par le circuit pour quelque raison que ce soit;
- Interdictions gouvernementales qui:
- interdisent l'organisation d'événements, pendant la période au cours de laquelle l'événement est prévu;
- rendent l'organisation de l'événement si difficile qu'il n'est plus raissonablement possible de l'organiser;
- Une ou plusieurs des circonstances suivantes qui rendent l'organisation de l'événement impossible, dangereuse et/ou déraisonnable:
- Un tremblement de terre, un raz-de-marée, une inondation ou une autre catastrophe naturelle;
- Une attaque terroriste, une guerre, une révolte, une insurrection, une grève ou la fermeture des frontières du pays;
- Une épidémie ou une pandémie;
Dès qu'un exemple de force majeure décrit ci-dessus se manifeste, il n'est plus question de "circonstances normales" comme mentionné tout en haut.
Nous vous conseillons de:
- prendre toujours une assurance annulation avant de réserver quoi que ce soit (voyage, billet d'avion, événement, concert, etc.);
- vous informer chez votre assureur de ce qui est exactement et n'est pas couvert par les nombreuses polices d'assurance annulation existantes, car celles-ci peuvent être très différentes;
Quelques exemples:
- Allianz Assistance
- Royal Service
- World Royal Protection
- AG Insurance
- Contrat d'annulation annuel
- AXA Assistance
- Excellence
- DVV
- Assurance voyage sur mesure
- Assurance annulation
- Europ Assistance
- Smart
- Sport
- VIP
- NoGo
- Touring Assistance
- No Stop Full
- No Stop Relax
- VAB
- Formule Vacance
- Formule Multi
- Nomad
- Nomad assistance
En cas d'annulation de l'événement pour cause de force majeure, nous ferons tout ce qui est en notre pouvoir pour vous proposer - en tant que client (c.a.d. participant inscrit) - en règle générale le CHOIX entre les options suivantes, quel que soit le fait que vous ayez souscrit oui non une assurance annulation avant la réservation:
- Report de l'événement
- Pourvu que le circuit puisse nous proposer une nouvelle date - qui nous soit acceptable - cette année;
- Cette date vous sera alors communiqué dès que possible;
- Des bons d'achat
- Conversion du montant de votre inscription pour 100 %;
- Sans frais pour vous;
- Valable pendant trois ans à compter de la date d'émission;
- Les bons ne sont pas personnels et peuvent être utilisés par n'importe qui;
- Modalités des bons d'achat:
- s'il s'agit d'un événement de plusieurs jours, un bon sera émis par jour enregistré;
- notre système d'inscription acceptera 1 bon par inscription;
- Remboursement
- Nous nous engageons à vous rembourser 65 % du montant de votre inscription, à condition que le circuit - sur lequel l'événement a été annulé - nous a remboursé;
- Si un remboursement - du circuit - partiel devait avoir lieu, nous serions dans l'obligation de proratiser le remboursement;
- Attention: il s'agit d'un remboursement monétaire et non d'un avoir;
- Si vous choisissez cette option, vous n'aurez aucun recours par la suite concernant les 35 % restants;
- The ratio 65/35 is based on the price composition of an entrance ticket to an event of ours, i.e.:
- 65 % DIRECT COSTS
- These costs should not be incurred if an event is canceled
- rental of the track
- travel expenses
- insurance of the event
- operating costs on the spot
- 35 % INDIRECT COSTS
- These costs have already been incurred, regardless of whether an event is canceled or not
- visit and negotiation with the different tracks to get ddates (time, fuel, rates, etc.)
- contract negotiations
- elaboration of all information about the event, in 4 languages
- putting all the information online, in 4 languages
- follow-up of registrations
- administration costs
- communication costs (a fortiori in connection with cancelations; see e.g. our section "COVID-19 | All communication" on our homepage)
- answering e-mails
- answering phone calls
- office expenses
- office rent
- workshop rent containing our equipment to organise the events
- leasings, rentings of the vehicles and trailers for bringing the organisational material to the events
- electricity
- water
- gas
- insurances
- building / workshop
- vehicles
- trailers
- others
- taxes
- building / workshop
- environmental tax
- vehicles
- trailers
- others
- accounting costs
- graphic costs for making the visuals of the events
- monthly Mailchimp costs for sending newsletters
- publicity costs for promoting events on Facebook
- publicity costs for promoting events on Instagram
- etc.
Litiges
- Le texte néerlandais est la version légale, les autres sont des traduction sans validité légale;
- En cas de litige, le droit belge s'applique et le tribunal de Bruges est le seul qui est compétent;
Max. 1 par inscription
Notre système d'inscription accepte maximum un coupon par inscription.
Où les trouver?
Si vous avez des bons d'achat, vous pouvez les trouver dans votre "Ma page" ( après vous avoir identifié sur www.EYBIS.com ).
Pas sur nom
Nos chèques sont non-nominative.
À savoir que vous pouvez donner ou vendre à quelqu'un d'autre qui peut les utiliser.
Vous avez juste à donner votre numéro de votre chèque et l'autre personne peut l'utiliser à son inscription.
Pour TOUS les événements
Les coupons sont valables pour tous les événements EYBIS des 3 prochaines saisons après la création du ou des coupons.
Période de validité
Si vous voyez q'un ou plusieurs chèques ne seront plus en mesure d'utiliser avant l'expiration de la période de validité, vous pouvez envoyer un mail à management@eybis.com, avec la simple demande de étendre votre chèque(s). Nous le faisons gratuitement et sans aucune explication aussi longtemps que la période de validité n'a pas encore expiré.
Divers
- Un bon ne peut pas être découpé en morceaux; tout comme avec un bon de 100 € vous ne pouvez pas acheter un produit en magasin à 50 € avec la question s'ils peuvent déchirer la moitié de votre bon de 100 €, ce n'est pas possible non plus avec nos bons;
- Cela signifie également que notre système ne peut techniquement pas rembourser de l'argent, ou créer un nouveau bon plus petit, si vous vous inscrivez à un événement avec un bon qui coûte moins que la valeur du bon;
Si vous souhaitez annuler un événement mal réservé, vous tomberez sous les termes "Annulation d'un événement".
Pour ceux qui le souhaitent, une équipe de coaches est à votre disposition.
Ceci est inclus dans le prix de base.
Lors de l’événement, il suffit de se rendre au point INFO (dans le pitbox EYBIS ) pour obtenir les renseignements nécessaires.
Les inscriptions ne sont possibles que via notre website et le paiement n’est possible que via carte de crédit (Mastercard, Visa et Carte Bleue).
Frais de paiement:
- pour les inscriptions moins de 2 mois avant un événement, des frais de paiements de 2,5 % sont ajoutés
- dans tous les autres cas, il n'y a pas de frais de paiement
Des infos de dernière minute sont principalement diffusées via la Page Facebook d'EYBIS.
Il suffit de la ‘Liker’ pour rester au courant de tout!
- Chez EYBIS l'assurance RC (Responsabilité Civile) est comprise dans le prix de la participation depuis des années;
- Certains circuits imposent la possession d'une licence. L'unique raison est que cette license comprend une assurance RC;
- Vu que chez nous l'assurance RC est comprise dans le prix pour tous les participants, une license n'est pas nécessaire chez nous, et tout le monde est quand-même tout-à-fait en ordre;
Peut être réservé à chaque événement
Assurance
- 10.000 € en cas de décès
- 50.000 € en cas d'invalidité
- 100.000 € en cas d'invalidité totale
- ...
Prix
- 15 € / jour
Police
Normalement ce n'est pas possible
La règle est qu'il est possible de tester des motos pendant une session de 20' sur le circuit.
Louer une BMW pour une jour complet ou pour tout l'événement n'est cependant normalement pas possible.
Dans les cas suivants, c'est possible
Pour ceux qui peuvent démontrer qu'ils viennent de tellement loin qu'il est impossible pour eux d'amener leur moto à notre événement, on peut faire une exception.
Concrètement cela veut dire (dans la plupart des cas): habiter en dehors de l'Europe.
De cette façon, nous avons déjà accueilli à nos événements des personnes des pays suivants:
- Australie
- Californie (USA)
- Canada
- Liban
- Russie
- Afrique du Sud
- Amérique du Sud
Le nombre de motos est limité.
Conditions
Dans le prix de 600 € / jour (TVA excl.) sont compris:
- couvertures pour chauffer les pneus
- train de pneus
- essence
- mécanicien qui garde la machine en bon état
- vérifications effectuées au début de chaque journée de roulage:
- niveau d'huile
- tension de la chaîne
- blocs freins
- état des pneus
- réservoir à carburant
- vérifications avant la première session de roulage
- température des pneus
- plein de carburant chaque fois que nécessaire
- assurance, avec une franchise de 2.000 €
A payer cash sur place: 600 € / jour (TVA excl.) + 2.000 € de caution
Procédure
Envoie un mail à management@eybis.com dans lequel tu précises:
- à quel événement tu désires participer
- dans quel pays tu habites
- que tu souhaites louer une S 1000 RR
Après approbation en interne, EYBIS envoie une confirmation par mail qu'une S 1000 RR t'est réservée pour l'événement concerné.
Inscris-toi à l'événement et paie par carte de crédit.
Présentes-toi le soir avant l'événement au box de l'administration d'EYBIS pour remplir les formalités administratives nécessaires et faire connaissance avec ton mécanicien et la moto. "Remplir les formalités administratives" comprend:
- Soumettre:
- Carte ID
- Permis de conduire
- Carte de crédit
- Compléter et signer le contrat de location
- Paiement de la location et de la caution en cash
Pourquoi nous suivre?
Annulations / Liste d'attente
- 80 % de nos évènements sont complets 1 mois voir même plus tôt à l’avance;
- Nous ne travaillons pas avec des listes d’attentes mais si une (plusieurs) place(s) se libère(nt), l’information est directement communiquée sur notre page Facebook et permet alors au(x) plus rapide(s) d’acheter la(les) place(s);
- Ceux qui aiment notre page, seront informés des éventuelles places qui se libèrent;
Flash info
Certaines courtes "Flash info" ne sont diffusées que sur notre page Facebook, comme par exemple:
- Les informations pratiques concernant un évènement qui vient d'être mis en ligne ou complétées;
- L'accès au paddock est possible à partir de maintenant (si plus tôt que prévu);
- "Il y a 2 places qui se sont libérées pour un tel ou tel groupe pour tel ou tel évènement";
- "La célébrité X vient de nous informer qu'elle participera à notre évènement Y...";
- "Les photos de notre dernier évènement Z sont dès à présent en ligne!";
- Etc...
Photos & Vidéos
- Sur nos sites, vous trouverez une sélection de photos pour chaque évènement;
- Sur notre page Facebook, vous trouverez encore plus d'images: des photos ou encore des petits films (amateurs);
Communauté
- Via notre page Facebook, vous communiquez plus facilement avec les autres participants aux évènements;
- s'Organiser pour un covoiturage vers un évènement, prévenir si une place se libère, etc..., tout cela peut être communiqué sur notre page Facebook;
Nous contacter
- management@eybis.com
- Indiquez toujours votre:
- Nom et prénom
- N° GSM avec code pays (+33, +32, etc.)
- Les e-mails sans ces informations seront supprimés sans y répondre
Remarque
- Nous recevons beaucoup de questions, dont les réponses sont simplement sur le site web
- Nous ne répondons à ces e-mails que si nous avons vraiment trop de temps
- Avant de nous contacter à l'aveugle, assurez-vous de consulter notre site web www.EYBIS.com
- Homepage
- COVID-19 | Toute communication
- Calendrier 2020 | Situation actuelle
- INFOS instantanées | EYBIS sur Facebook
- Infos pratiques