COVID-19

Communicatie

08.09.2021

• MISANO 2021

Mail -> Deelnemers | 08.09.2021

01.06.2021

• HOCKENHEIMRING 2021

Mail -> Deelnemers | 01.06.2021

16.04.2021

• PANNONIARING + BRNO 2021
• Beide events werden door beide resp. circuits geannuleerd wegens de actuele COVID-19 restricties

E-Mail naar deelnemers 17.04.2021

28.10.2020

• MISANO + MUGELLO 2020

• Enkele deelnemers werden positief getest na hun thuiskomst

E-Mail naar deelnemers 28.10.2020

12.10.2020

• MISANO + MUGELLO 2020

• Verplicht vooraf uit te voeren COVID-19 test
• Administratieve formaliteiten

E-Mail naar deelnemers 12.10.2020

28.08.2020

• PORTIMAO 2020

• Drie dagen Portimao i.p.v. twee
• Geen Estoril
• Waardebon voor de vierde rijdag volgt

E-Mail naar deelnemers 28.08.2020

Alg. communicatie 28.08.2020

18.08.2020

• PORTIMAO + ESTORIL 2020

• T.g.v. het Corona-virus wordt de Bol d'Or op Paul Ricard geannuleerd
• Deze wordt vervangen door een nieuwe 12u van Estoril ... op onze datum

Communicatie van 18.08.2020

26.06.2020

• LE MANS 2020

• Verplaatsing datum wegens 24u van LE MANS die op onze oorspronkelijke datum geplaatst werd
  
• Mogelijkheid voor alle ingeschrevenen om te annuleren of de nieuwe datum te accepteren

E-Mail naar deelnemers 26.06.2020

24.06.2020

• LE MANS 2020

• Originele datum geannuleerd, nieuwe datum gekend
• Communicatie via onze FB pagina

07.06.2020

• MAGNY-COURS 2020
  

• E-mail verstuurd naar alle ingeschreven deelnemers @ ons event @ Magny-Cours, met informatie omtrent de annulatie van het event en de omzetting van 100 % van het betaalde inschrijvingsbedrag in waardebon(nen), geldig tot eind 2023

E-Mail naar deelnemers 07.06.2020

04.06.2020

• RED BULL RING 2020

• E-mail verstuurd naar alle ingeschreven deelnemers @ ons event op de Red Bull Ring, met informatie omtrent de annulatie van het event en de omzetting van 100 % van het betaalde inschrijvingsbedrag in waardebon(nen), geldig tot eind 2023

E-Mail naar deelnemers 04.06.2020

03.06.2020

• RED BULL RING 2020

• Geannuleerd

Kalender 2020 - Actuele situatie

02.06.2020

• MAGNY-COURS 2020

• Geannuleerd

Kalender 2020 - Actuele situatie

24.05.2020

• HOCKENHEIMRING 2020

Corona - Specifieke maatregelen

23.05.2020

• METTET 2020

• Mail naar deelnemers die we moesten annuleren

E-mail naar geannuleerde deelnemers

19.05.2020

• METTET 2020

• Overnachten in paddock niet toegestaan
• Minder motoren / deelnemers toegestaan

E-mail naar deelnemers 19.05.2020

17.05.2020

• COVID-19 videocomm. n° 4
  

• Update Hockenheimring en Mettet
  

Newsletter 17.05.2020

16.05.2020

• HOCKENHEIMRING - METTET

• Update INFO
  

Videocomm. 16.05.2020

15.05.2020

• HOCKENHEIMRING 2020

  • Laatste info over de grensproblematiek
  • Probleem voor Fransen en Zwitsers
  • Annulatiemodaliteiten

E-mail nr deelnemers 15.05.2020

14.05.2020

• METTET 2020

• Laatste info over de grensproblematiek
• Probleem voor Fransen en Zwitsers
• Annulatiemodaliteiten

E-mail nr deelnemers 14.05.2020

09.05.2020

• Hockenheimring - Mettet - Lédenon - Red Bull Ring

• Quid?

• Grensproblematiek

• Quid?

• Ons contacteren
  

• Enkel per e-mail is nog mogelijk
• Onderaan steeds uw volledige naam + gsm-n° mét landnummer aub; zo niet heeft uw e-mail de laagste prioriteit
• Bijvoorbeeld:

Michel Otard
+ 32 467 432 879

Videocomm. 09.05.2020

08.05.2020

• Hockenheimring - Mettet - Lédenon - Red Bull Ring
  

• Update

Newsletter 08.05.2020

07.05.2020

• RED BULL RING 2020 - Opnieuw originele datum
  

2° E-mail nr deelnemers 07.05.2020

05.05.2020

• PAUL RICARD 2020 = geannuleerd!

E-mail nr deelnemers 05.05.2020

30.04.2020

• RED BULL RING 2020 = vervroegd!

1° E-mail nr deelnemers 30.04.2020

22.04.2020

• RIJEKA 2020 = geannuleerd!

Mail nr deelnemers 22.04.2020

21.04.2020

• COVID-19 communicatie
  

Newsletter 21.04.2020

20.04.2020

• Hockenh. - Mettet - Red Bull R.

Onze events van maart, april en mei 2020 werden inmiddels geannuleerd of verzet.
Wat is de laatste info en wat is onze perceptie over onze 3 eerstkomende events:

• Hockenheimring
• Zaterdag-Zondag
• 13-14 Juni 2020
• Mettet
• Zaterdag-Zondag-Maandag
• 13-14-15 Juni 2020
• Red Bull Ring
• Zaterdag-Zondag-Maandag
• 11-12-13 Juli 2020

Videocomm. 20.04.2020

18.04.2020

• NOGARO 2020 = geannuleerd!

E-mail nr deelnemers 18.04.2020

• LÉDENON 2020 = verplaatst!

E-mail nr deelnemers 18.04.2020

25.03.2020

• CALAFAT 2020 = geannuleerd!

E-mail nr deelnemers 25.03.2020

• VALENCIA + ARAGON 2020 = geannuleerd!

2° E-mail nr deelnemers 20.03.2020

20.03.2020

• Newsletter

Newsletter 20.03.2020

• Wat bij annulatie van een event?

Videocomm. 20.03.2020

15.03.2020

• Onze eerste COVID-19 comm.

Communicatie 15.03.2020

14.03.2020

• Circuits VALENCIA en ARAGON annuleren ons Event!

1° E-mail nr deelnemers 14.03.2020

Instant INFO

Instant info wordt vooral via de EYBIS Facebook pagina gecommuniceerd. Like deze en bezoek deze dagelijks om van alles op de hoogte te blijven!

EYBIS op Facebook

WACHTLIJST

• Wij werken niet met wachtlijsten;
• Indien er een plaats vrij komt voor een evenement dat volzet is, dan communiceren wij dit op onze Facebook pagina;

EYBIS op Facebook

Ga naar "Events | Inschrijven", en klik vervolgens op "Alle INFO", onder de naam van het circuit | event dat je interesseert.

Wat je er o.a. allemaal zal vinden:

• Waar ligt dit circuit?
• Routeplanner naar het circuit
• Wat is inbegrepen in de prijs?
• Motortransport (indien van toepassing)
• Vanuit welke landen?
• Waar zijn de ophaalpunten?
• Wat kan er mee?
• Hoe zit het w.b. verzekering?
• Enz.
• Vliegen naar het event
• Welke luchthaven kiezen?
• Hoe ver en hoe lang rijden naar het circuit?
• Auto huren
• Overnachten
• Geluidslimiet
• Tijdschema
• Circuitplattegrond
• Waar kan er getankt worden?
• Eten en drinken: waar?
• Info over de pitboxen
• Adres en toegang tot de paddock
• Website van het circuit
• Enz.

Door u als klant

Is mogelijk

Annuleren is steeds mogelijk in "normale omstandigheden" (zie verder voor definitie ervan).

Stuur een Mail

• Aan management@eybis.com
• Onderwerp: "Annulatie Event X"
• Vermeld in uw mail het volgende:
• Voor- en achternaam
• GSM-n° met landcode (bv. +31, +32, enz.)
• De duidelijke vermelding dat u evenement X wenst te annuleren

Geldigheidsduur waardebon(nen)

• Bij annulatie zullen er waardebonnen opgemaakt worden, die geldig zijn tot het einde van het tweede seizoen, nà het verstrijken van het lopende seizoen;
• Voorbeeld: een geannuleerd event tijdens seizoen X, leidt tot waardebonnen die geldig zijn tot het einde van seizoen X + 2;
• Deze waardebonnen vind je in je "Mijn pagina", na aangemeld te zijn op onze website;
• Waardebonnen zijn niet op naam, dus kunnen ook gebruikt worden voor een inschrijving van een vriend(in);
• U dient gewoon het nummer van uw bon door te geven en de andere persoon kan deze ingeven bij zijn online inschrijving;
• Per inschrijving kan je één waardebon gebruiken;

Aantal waardebonnen

Eén waardebon per geannuleerde circuitdag, met een minimum van twee waardebonnen.

Terugvinden waardebonnen

U kan de opgemaakte waardebonnen terugvinden in uw "Mijn pagina" ( na aangemeld te zijn op www.EYBIS.com ).

Admin.- / annulatiekosten

De "administratie- / annulatiekosten" kunnen gezien worden als:

• reële administratiekosten;
• een soort annulatieverzekering, die je pas betaalt indien je ze ook effectief gebruikt;

Het bedrag van deze kosten hangt af van het tijdstip van annulatie:

1. Van het inschrijvingsbedrag;
2. Minder dan 3 dagen voor het begin van een event worden geen annulaties meer aanvaard. Een event begint vanaf 18.00, de avond voorafgaand aan de eerste rijsessie op circuit;

Door EYBIS wegens overmacht

Met overmacht wordt o.a. bv. bedoeld:

• Annulatie van het evenement door het circuit;
• Verbodsbepalingen van de overheid die de organisatie van:
• evenementen verbied, gedurende de periode waarin het evenement gepland is;
• het evenement zodanig moeilijk maken dat dit redelijkerwijze niet meer haalbaar is;
• Eén of meer van de volgende omstandigheden, die het organiseren van het evenement onmogelijk, gevaarlijk en/of onredelijk maken:
• een aardbeving, een vloedgolf, een overstroming of een andere natuurramp;
• een terroristische aanslag, oorlog, opstand, oproer, staking of sluiting van de landsgrenzen;
• een epidemie of pandemie;

Van zodra een hoger beschreven voorbeeld van overmacht zich manifesteert, dan is er geen sprake meer van "normale omstandigheden" zoals helemaal bovenaan genoemd.

Wij adviseren u om:

• steeds een annulatieverzekering te nemen vooraleer u wat dan ook ergens boekt (reis, vliegticket, evenement, concert, enz.);
• u via uw verzekeraar te informeren over wat er precies wél en niét gedekt is via de respektievelijke talrijke bestaande annulatieverzekeringen, want deze kunnen erg verschillend zijn;

Enkele voorbeelden:

• Allianz Assistance
• Royal Service
• World Royal Protection
• AG Insurance
• Jaarlijks annuleringscontract
• AXA Assistance
• Excellence
• DVV
• Reisverzekeringen op maat
• Verzekering annuleren
• Europ Assistance
• Smart
• Sport
• VIP
• NoGo
• Touring Assistance
• No Stop Full
• No Stop Relax
• VAB
• Vakantiepakket
• Multipakket
• Nomad
• Nomad assistance

I.g.v. annulatie van het evenement wegens overmacht, doen wij er alles aan dat binnen onze redelijke mogelijkheden ligt, om u - als klant (lees: ingeschreven deelnemer) - in de regel de KEUZE te bieden tussen de volgende mogelijkheden, los van het feit of u al dan niet een annulatieverzekering had afgesloten vooraleer te boeken:

1. Uitstel van het evenement
• Op voorwaarde dat het circuit - van een evenement dat geannuleerd werd - in staat is om ons een nieuwe datum - die voor ons aanvaardbaar is - hetzelfde jaar voor te stellen;
• U wordt van deze eventuele nieuwe datum ASAP via e-mail op de hoogte gebracht;
2. Waardebonnen
• Omzetting van 100 % van uw betaald inschrijvingsbedrag naar waardebonnen;
• Geen kosten voor u;
• Drie jaar geldig vanaf datum van uitschrijving;
• De waardebonnen zijn niet op naam en kunnen / mogen door om het even wie gebruikt worden;
• Waardebonmodaliteiten:
• indien het een meerdaags event betreft, zal er één waardebon per ingeschreven dag gemaakt worden;
• ons inschrijfsysteem aanvaardt 1 waardebon per inschrijving;
3. Terugbetaling
• Wij verbinden ons ertoe om 65 % van uw inschrijvingsbedrag terug te betalen, op voorwaarde dat het circuit - waarop het evenement geannuleerd werd - ons terugbetaald heeft;
• In geval van een gedeeltelijke terugbetaling door het betreffende circuit, zullen we niet anders kunnen dan een pro rata terugbetaling te doen;
• Opgelet: het betreft hier een geldteruggave op uw bankrekening, en geen krediet onder de vorm van waardebon(nen);
• Indien u voor deze optie kiest, hebt u nadien geen enkel verhaal omtrent de resterende 35 %;
• De verhouding 65 / 35 is gebaseerd op de prijssamenstelling van een toegangsticket tot een event van ons, t.t.z.:
• 65 % DIRECTE KOSTEN
  
• Deze kosten dienen niet gemaakt te worden indien een evenement geannuleerd wordt
  
• huur circuit
• verplaatsingskosten
• verzekering event
• werkingskosten ter plaatse
• 35 % INDIRECTE KOSTEN
  
• Deze kosten zijn al gemaakt, ongeacht of een evenement geannuleerd wordt of niet
  
• bezoek en onderhandeling met de circuits om aan datums te geraken (tijd, brandstof, péages, enz.)
• contractbespreking
• uitwerking van alle informatie over het evenement, in 4 talen
• online plaatsen van alle informatie, in 4 talen
• opvolging inschrijvingen
• administratiekosten
• communicatiekosten (a fortiori i.g.v. annulaties; zie bv. onze rubriek "COVID-19 | Alle communicatie" op onze homepage)
• beantwoorden e-mails
• beantwoorden telefoons
• bureaukosten
• huur bureau
• huur hangar waarin ons materiaal staat om de evenementen te kunnen organiseren
• leasings, rentings van de voertuigen en trailers voor het brengen van het organisatorische materiaal naar de evenementen
• electriciteit
• water
• gas
• verzekeringen
• gebouw
• voertuigen
• trailers
• andere
• taksen
• gebouw
• milieutaks
• voertuigen
• trailers
• andere
• boekhoudkosten
• grafische kosten voor het maken van de visuals van de evenementen
• maandelijkse kost Mailchimp voor versturen newsletters
• publiciteitskosten Facebook voor promotie evenementen
• publiciteitskosten Instagram voor promotie evenementen
• enz.

Betwistingen

• De Nederlandstalige tekst is de rechtsgeldige versie, alle andere zijn vertalingen zonder enige rechtsgeldigheid;
• I.g.v. eventueel betwistingen is het Belgisch recht van toepassing, en is de rechtbank van Brugge de enige die bevoegd is;

Uw plaats doorverkopen

U mag en kan ten allen tijde uw plaats doorverkopen (omdat u bv. niet kan komen).

Modaliteiten

• Dit is geheel kostenloos
• Wij hoeven hier helemaal niet over op de hoogte gebracht te worden
• Degene die uw plaats overgekocht / overgenomen heeft dient gewoon ter plaatse @ ons te melden dat hij / zij in uw plaats komt
• Pas op dàt moment zullen wij uw naam op de lijsten vervangen door uw vervanger
• De vervanger zal op die manier tijdens het event zijn / haar naam zien verschijnen in de groepenverdeling en in de tijdsopnames
• Wij kunnen uw naam niet eerder in ons systeem veranderen, omdat uw account ingeschreven is, en we de naam van uw account niet kunnen wijzigen

Zelfde niveau

Het is van groot belang dat uw vervanger hetzelfde niveau heeft als u. Indien een event volzet is kunnen we uw vervanger de eerste voormiddag namelijk niet in een andere groep indelen dan deze waarin u ingeschreven bent. Indien uw vervanger totaal uw niveau niet heeft (bv. veel trager, of veel sneller), dan zal hij / zij - in het belang van ieders veiligheid - ter plaatse uit de groep gehaald worden en kan hij / zij pas vanaf de eerste namiddag terug rijden (na herindeling van de groepen).

Geschenkbon kopen

Max. 1 per inschrijving

Ons inschrijvingssysteem aanvaardt maximaal één waardebon per inschrijving.

Terugvinden

Indien u waardebonnen hebt, kan u deze terugvinden in uw "Mijn pagina" ( na aangemeld te zijn op www.EYBIS.com ).

Niet op naam

Onze waardebonnen staan niet op naam.
D.w.z. dat je ze kunt geven of verkopen aan iemand anders, die ze even goed kan gebruiken.
U hoeft gewoon uw nummer van uw bon door te geven en de andere persoon kan deze inzetten bij zijn inschrijving.

Voor ALLE events

Waardebonnen zijn geldig voor àlle EYBIS events van de eerstvolgende 3 seizoenen na het aanmaken van de waardebon(nen).

Geldigheidsperiode

Indien je merkt dat je één of meerdere waardebonnen niet meer zal kunnen gebruiken voor het verstrijken van de geldigheidsperiode, kan je een mail sturen naar management@eybis.com, met de eenvoudige vraag om je waardebon(nen) te verlengen.
Dit doen we kosteloos en zonder dat er uitleg voor nodig is, zolang de geldigheidsperiode nog niet is verstreken.

Diverse

• Een waardebon kan niet in stukjes gekapt worden; net zoals je met een waardebon van 100 € geen product in een winkel kan kopen van 50 € met de vraag of men de helft van je waardebon van 100 € kan scheuren, gaat dit bij onze waardebonnen ook niet;
• Dat wil dus ook zeggen dat ons systeem technisch geen geld kan terug geven, of een nieuwere kleinere waardebon kan aanmaken, wanneer je met een waardebon een event zou boeken dat minder kost dan de waarde van de waardebon;

Geschenkbon kopen

Als u een verkeerd geboekt event terug wenst te annuleren, valt u onder de modaliteiten van "Annulatie van een event".

Annulatie van een event

Voor wie dat wenst, staat er vrijblijvend - en inbegrepen in de prijs - een team van coaches ter beschikking.
Het is voldoende om op het event naar het INFO point (in de EYBIS pitbox) te komen, om kort nadien geholpen en begeleid te worden.

Inschrijven kan enkel online via deze website, en betalen kan enkel per credit card (Mastercard en Visa).

Betaalkosten:

• voor inschrijvingen minder dan 2 maanden voor een event worden er 2,5 % betaalkosten bijgeteld
• in alle andere gevallen zijn er geen betaalkosten

Instant info wordt vooral via de EYBIS Facebook pagina gecommuniceerd.

Like deze om van alles op de hoogte te blijven!

EYBIS op Facebook

• Bij EYBIS is - in je deelnameprijs - sinds jàren een verzekering "BA" (burgerlijke aansprakelijkheid) inbegrepen;
• Sommige circuits verplichten een licentie. De enige reden is dat daarin steeds een verzekering "BA" inbegrepen zit;
• Doordat wij - voor alle deelnemers, inbegrepen in de prijs - zo'n verzekering "BA" voorzien, is een licentie bij ons niet vereist, en ben je toch volledig in orde;

Optioneel boekbaar bij elk event

Dekking

Prijs

Polis

Insurance Conditions

In de regel kan dit niet

De regel is dat er bij ons kan test gereden worden, gedurende een sessie van 20' op circuit.
Een BMW huren voor een ganse dag of compleet event kan in de regel echter niet.

In volgende gevallen kan dit

Voor mensen die kunnen aantonen dat ze geografisch van zo ver komen dat een eigen motor mee brengen naar ons event een onhaalbare kaart is, kunnen we een uitzondering maken.

Concreet wil dit meestal zeggen: buiten Europa wonen.

Op die manier konden we reeds klanten op onze events verwelkomen uit o.m.:

• Australië
• Californië (USA)
• Canada
• Libanon
• Rusland
• Zuid-Afrika
• Zuid-Amerika

Het aantal motoren is beperkt.

Voorwaarden

In de prijs van 600 € / dag excl. BTW zijn inbegrepen:

• bandenwarmers
• set banden
• benzine
• mechanicien die de motor permanent in conditie houdt:
• checken voor aanvang van de rijdag
  • oliepeil
  • kettingspanning
  • remblokken
  • toestand banden
  • benzinetank
• checken voor aanvang van je eerste rijsessie
  • bandentemperatuur
• benzine tanken telkens als nodig
• verzekering, met vrijstelling van 2.000 €

Ter plaatse in cash te betalen: 600 € / dag (excl. BTW) + 2.000 € borgstelling

Procedure

Stuur een mailtje naar management@eybis.com waarin je preciseert

• naar welk event je graag zou komen
• in welk land je woont
• dat je graag een S 1000 RR zou huren

Na interne goedkeuring van je aanvraag voor een huurmotor, bevestigt EYBIS per mail dat er een S 1000 RR voor je gereserveerd werd voor het betreffende event.

Schrijf je in voor het event, en betaal met credit card.

Kom de avond voorafgaand aan het event naar de admin desk in de EYBIS box om de nodige administratieve formaliteiten af te handelen en kennis te maken met je BMW en je mechanieker. "Administratieve formaliteiten afhandelen" houdt in:

• Voorleggen van:
  • ID-kaart
  • Rijbewijs
  • Credit card
• Huurovereenkomst invullen en ondertekenen
• Betaling huurgeld en borg in cash

Waarom ons volgen?

Annulaties / Wachtlijsten

• 80 % van onze events zijn een maand - tot zelfs vroeger - op voorhand uitverkocht;
• Wij werken niet met wachtlijsten voor wie te laat was om te boeken, en kans wil maken om de plaats van iemand die afzegt over te nemen;
• Elke annulatie van een plaats, wordt echter meteen gecommuniceerd op onze Facebook pagina;
• Wie onze pagina geliked heeft, wordt dus meteen geïnformeerd over vrij gekomen plaatsen;

Instant info

Korte "instant info" wordt enkel via onze Facebook pagina verspreid, zoals bv.:

Ons contacteren

Mail

• management@eybis.com
• Vermeld onderaan uw mail steeds uw:
• Voor- en achternaam
• GSM-n° met landcode (bv. +31, +32, enz.)
• Mails zonder deze gegevens van u worden verwijderd zonder ze te beantwoorden

Opmerking

• We krijgen veel vragen, waarvan de antwoorden simpelweg op de website staan
• Dergelijke mails beantwoorden we enkel als we echt tijd te veel hebben
• Ga - vooraleer ons blindelings te contacteren - zeker eerst eens een kijken op onze website www.EYBIS.com
• Homepage
• COVID-19 | Alle communicatie
• Kalender 2020 | Actuele situatie
• Instant INFO | EYBIS op Facebook
• Praktische info
• Meer INFO over een event
• Annulatie van een event
• Geschenkbon / Waardebon / Voucher
• Verkeerd event geboekt?
• Enz.